Sollte eine Agentur Website-Monitoring extra berechnen?

Viele Agenturen packen es in einen Wartungs- oder Betreuungsvertrag, statt es einzeln zu verkaufen, weil sich der Nutzen in früh erkannten Problemen zeigt. Wenn du es separat abrechnest, lege den Preis pro Website fest, damit die Gebühr mit dem Portfolio wächst, und nenne die Prüffrequenz im Vertrag, damit der Kunde weiß, wofür er zahlt.

Wie überwacht man eine Kunden-Website ohne Hosting-Zugang?

Für externes Monitoring reicht meist die öffentliche URL. Uptime, SSL, Domain-Ablauf, robots.txt, Sitemap und On-Page-Tags lassen sich von außen auslesen, so wie es eine Suchmaschine tut. Hosting-Zugang brauchst du erst, wenn etwas behoben werden muss. Deshalb gehört der technische Ansprechpartner schon beim Onboarding notiert.

Was ist mit Staging-Websites?

Staging-Websites tragen normalerweise absichtlich ein noindex oder sind passwortgeschützt. Wer sie auf SEO-Änderungen überwacht, bekommt Alerts, die er ohnehin ignoriert. Überwache die Produktivumgebung und behandle ein noindex oder eine Staging-robots.txt, die nach einem Release auf der Live-Domain auftaucht, als das eigentliche Signal.

Reicht eine tägliche Prüfung für ein Agenturportfolio?

Bei SEO-Signalen wie noindex, Canonicals, Titles und Sitemap-Änderungen findet ein täglicher Check Probleme meist lange bevor Rankings oder Berichte in der Search Console reagieren. Bei Websites, auf denen schon Minuten Downtime echtes Geld kosten, etwa große Shops während eines Sales, ergänzt du einen eigenen Uptime-Dienst mit kürzerem Intervall.

Brauchen Kunden einen eigenen Login für das Monitoring-Tool?

Meist nicht. Die meisten Kunden wollen wissen, dass jemand aufpasst, und von Vorfällen durch ihre Agentur erfahren. Ein teilbarer Status-Link oder eine monatliche Zusammenfassung aus exportierten Daten nützt ihnen in der Regel mehr als ein Dashboard, das sie selten öffnen.

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Website-Monitoring für Agenturen: So läuft es über alle Kunden

Beim Website-Monitoring für Agenturen kommt es weniger auf die einzelnen Checks an als darauf, wie die Überwachung über das gesamte Kundenportfolio organisiert ist: wer für welchen Alert zuständig ist, wie eine neue Website dazukommt, was sich je nach Website-Typ ändert und was passiert, wenn ein Kunde geht. Eine Agentur, die vierzig Kunden-Websites überwachen muss, braucht auf diese Fragen dieselben Antworten, egal ob sie ein Tool einsetzt oder fünf, und die meisten Lücken entstehen im Prozess und nicht in der Software.

Dieser Leitfaden behandelt die operative Seite des Webseiten-Monitorings in der Agentur. Wenn du noch nach Software suchst, schau dir die besten Website-Monitoring-Tools für Agenturen an. Welche Signale du auf jeder Website beobachten solltest, steht in der Website-Monitoring-Checkliste für Agenturen.

Website-Monitoring für Agenturen braucht pro Kunde eine zuständige Person

Der häufigste Fehler ist ein Alert, den alle gesehen haben und um den sich niemand gekümmert hat. Ein gemeinsamer Kanal namens #monitoring, in dem sämtliche Kunden landen, gewöhnt das Team daran, einfach weiterzuscrollen.

Leg für jede Kunden-Website eine verantwortliche Person fest, meist aus dem Account-Management, und trag den Namen dort ein, wo der Kundendatensatz liegt: im CRM, im Projekttool oder in einer Spalte der Tabelle mit den Kundendomains. Diese Person muss nicht alles selbst beheben. Ihre Aufgabe ist es, den Alert noch am Tag des Eingangs zu lesen, zu entscheiden, wer sich darum kümmert, und den Kunden zu informieren, wenn er davon wissen muss.

Technische Alerts brauchen oft einen zweiten Namen. Downtime oder ein SSL-Problem geht an die Person mit Zugriff aufs Hosting, und das kann dein Entwickler sein, ein Freelancer oder der IT-Dienstleister des Kunden. Halte diesen Kontakt beim Onboarding fest. Mitten in einem Ausfall ist ein schlechter Moment, um herumzufragen, wer den Server-Login hat.

Eine neue Kunden-Website ins Monitoring aufnehmen

Die Aufnahme ins Monitoring gehört in die Onboarding-Checkliste, gleich neben die Zugänge zur Search Console und zu GA4. Wenn du sie am ersten Tag erledigst, hast du außerdem eine Ausgangsbasis. Jeder spätere Alert vergleicht mit dem Zustand der Website bei der Übernahme, und das hilft, wenn ein Kunde fragt, ob ein Problem schon vor eurer Zeit bestand.

Ein praktikabler Ablauf pro neuer Website:

Die kanonische Domain bestätigen (mit oder ohne www, HTTPS) und die Sitemap-URL, die meist in der robots.txt steht.
Die Website im Monitoring-Tool anlegen und ihre Alerts an die zuständige Person leiten.
SSL-Aussteller und Domain-Registrar notieren und festhalten, wer beim Kunden die Verlängerung bezahlt.
Notieren, welches Tracking erwartet wird: GA4, GTM, Meta Pixel und welche Consent-Plattform.
Einen ersten vollständigen SEO-Scan durchführen und die Ergebnisse als Ausgangspunkt speichern.

Schritt 5 ist wichtig für die Erwartungen des Kunden. Probleme, die schon im ersten Scan auftauchen, gehören ins Angebot oder ins Kickoff-Protokoll. In einem Alert drei Wochen später sehen sie aus, als hättet ihr etwas kaputt gemacht.

Was du je nach Website-Typ überwachen solltest

Die Kernsignale gelten überall, aber die Gewichtung verschiebt sich je nach Art der Website.

Eine klassische Unternehmenswebsite auf WordPress ändert sich selten. Die Risiken kommen von Plugin- und Theme-Updates und von Migrationen. Achte auf noindex, auf die Option „Suchmaschinen davon abhalten, diese Website zu indexieren“ unter Einstellungen > Lesen, auf Änderungen an der robots.txt und auf Wartungsseiten, die live geblieben sind. Unser Leitfaden zum WordPress-SEO-Monitoring geht genauer auf die Plugins ein.

Ein Onlineshop hat eine große Sitemap, die ständig in Bewegung ist. Produkte kommen täglich hinzu und fallen weg, Schwankungen bei der URL-Anzahl sind also normal. Das eigentliche Signal ist ein plötzlicher Einbruch bei einer ganzen Kategorie. Das Tracking auf den Checkout-Templates und die Canonicals auf gefilterten Kategorieseiten verdienen besondere Aufmerksamkeit.

Eine Website zur Lead-Generierung lebt von ihren Formularen und Tags. Fällt der GTM-Container oder das Meta Pixel von den Landingpages, laufen die bezahlten Kampagnen weiter und kosten Geld, während keine Conversions mehr erfasst werden. Tag-Präsenz und Cookie-Banner haben hier Vorrang.

Mehrsprachige Websites bringen hreflang und Sitemaps pro Sprache mit. Sie leiden am ehesten unter einem Canonical, das auf die falsche Sprachversion zeigt.

Alerts richtig routen, wenn sich das Team ändert

Routing pro Account-Manager funktioniert, bis jemand in den Urlaub geht oder die Agentur verlässt. Zwei Gewohnheiten helfen. Route nach Kunde statt nach Person, sodass ein Slack-Kanal wie #kunde-beispielde bestehen bleibt und sich nur seine Mitglieder ändern. Und mach die Neuzuordnung von Accounts zum festen Teil jeder Übergabe, denn ein Alert im Postfach eines ehemaligen Kollegen landet praktisch nirgends. Die Einrichtung der Kanäle beschreibt SEO-Alerts in Slack genauer.

Das wöchentliche Review über alle Kunden-Websites

Tägliche Alerts decken akute Vorfälle ab. Ein kurzes wöchentliches Review findet, was Alerts nicht zeigen können, etwa einen Alert, der geöffnet und nie abgeschlossen wurde, oder ein Muster bei mehreren Kunden auf demselben Hoster.

Halte die Agenda fest. Geh die offenen Alerts nach Kunde durch und prüfe, ob jeder ein Ergebnis hat. Schau voraus auf SSL-Zertifikate und Domains, die in den nächsten ein bis zwei Monaten ablaufen. Prüfe, ob die zuletzt hinzugefügten Websites ihre Alerts an die richtige Person schicken. Hatte ein Kunde in dieser Woche einen Relaunch oder hat er den Entwickler gewechselt, sieh dir die Änderungen auf seiner Website genauer an.

Im Review werden aus Monitoring-Ergebnissen auch Gespräche mit Kunden, zum Beispiel über einen Hoster, bei dem Zertifikate immer wieder ablaufen.

Offboarding: eine Website aus dem Monitoring nehmen

Wenn ein Vertrag endet, nimm die Website am letzten Tag aus dem Monitoring und archiviere ihren Alert-Kanal. Läuft sie weiter, hast du zwei Probleme. Du bekommst Alerts zu einer Website, die du nicht mehr betreust, und die Lage wird unklar, wenn nach deinem Ausscheiden etwas kaputtgeht und der Kunde fragt, warum du ihn nicht gewarnt hast.

Falls dein Tool das unterstützt, exportiere den Monitoring-Verlauf, bevor du die Website entfernst. Eine Aufzeichnung des Zustands an deinem letzten Tag ist nützlich, falls es später zu einem Streit kommt.

Was du Kunden über das Monitoring sagst

Sei konkret, was abgedeckt ist und wie schnell. Wenn deine SEO-Checks täglich laufen, sag täglich. Wer verspricht, die Website „rund um die Uhr im Blick“ zu haben, muss sich fragen lassen, warum eine Änderung von 9 Uhr morgens erst am nächsten Tag gemeldet wurde.

Ein kurzer Absatz im Vertrag oder in der Onboarding-Mail genügt. Er nennt die überwachten Signale, die Prüffrequenz, wer bei euch die Alerts bekommt und wann sich der Kunde von euch hört. Viele Kunden mögen außerdem einen Link, den sie selbst öffnen können. Dazu passt unser Artikel über eine Statusseite für Kunden.

Webseiten-Monitoring in der Agentur mit Deltio umsetzen

Deltio passt zu der Struktur pro Kunde, die oben beschrieben ist. Jede Website im Account hat eigene Slack- und E-Mail-Alerts, das Routing folgt also dem Kunden. Deltio prüft Sitemap und Seiten täglich und vergleicht sie mit dem vorherigen Check. Abgedeckt sind noindex, robots.txt, Canonicals, Title, Meta Description und H1, Sitemap-URLs, Uptime, SSL- und Domain-Ablauf, GA4, GTM und Meta Pixel, Cookie-Consent-Plattformen und Wartungsseiten. Manuelle SEO-Scans liefern dir die Ausgangsbasis beim Onboarding, und in den Plänen Professional und Enterprise exportierst du Daten als CSV für Offboarding-Unterlagen und Reports.

Einplanen solltest du das Timing, denn die Checks laufen täglich und nicht in Echtzeit. Starter deckt 50 Websites ab und kostet 29 € monatlich oder 24 € pro Monat bei jährlicher Abrechnung, Professional 200 Websites für 59 € (49 € bei jährlicher Abrechnung) und Enterprise 500 Websites für 139 € (116 € bei jährlicher Abrechnung).

Mit deiner aktuellen Kundenliste kannst du Deltio 14 Tage testen.

Häufige Fragen

Sollte eine Agentur Website-Monitoring extra berechnen?: Viele Agenturen packen es in einen Wartungs- oder Betreuungsvertrag, statt es einzeln zu verkaufen, weil sich der Nutzen in früh erkannten Problemen zeigt. Wenn du es separat abrechnest, lege den Preis pro Website fest, damit die Gebühr mit dem Portfolio wächst, und nenne die Prüffrequenz im Vertrag, damit der Kunde weiß, wofür er zahlt.
Wie überwacht man eine Kunden-Website ohne Hosting-Zugang?: Für externes Monitoring reicht meist die öffentliche URL. Uptime, SSL, Domain-Ablauf, robots.txt, Sitemap und On-Page-Tags lassen sich von außen auslesen, so wie es eine Suchmaschine tut. Hosting-Zugang brauchst du erst, wenn etwas behoben werden muss. Deshalb gehört der technische Ansprechpartner schon beim Onboarding notiert.
Was ist mit Staging-Websites?: Staging-Websites tragen normalerweise absichtlich ein noindex oder sind passwortgeschützt. Wer sie auf SEO-Änderungen überwacht, bekommt Alerts, die er ohnehin ignoriert. Überwache die Produktivumgebung und behandle ein noindex oder eine Staging-robots.txt, die nach einem Release auf der Live-Domain auftaucht, als das eigentliche Signal.
Reicht eine tägliche Prüfung für ein Agenturportfolio?: Bei SEO-Signalen wie noindex, Canonicals, Titles und Sitemap-Änderungen findet ein täglicher Check Probleme meist lange bevor Rankings oder Berichte in der Search Console reagieren. Bei Websites, auf denen schon Minuten Downtime echtes Geld kosten, etwa große Shops während eines Sales, ergänzt du einen eigenen Uptime-Dienst mit kürzerem Intervall.
Brauchen Kunden einen eigenen Login für das Monitoring-Tool?: Meist nicht. Die meisten Kunden wollen wissen, dass jemand aufpasst, und von Vorfällen durch ihre Agentur erfahren. Ein teilbarer Status-Link oder eine monatliche Zusammenfassung aus exportierten Daten nützt ihnen in der Regel mehr als ein Dashboard, das sie selten öffnen.